قسم الحاسوب يقيم ندوة علمية عن الارشفة الالكترونية

   برعاية الأستاذ المساعد الدكتور غالب ادريس عطية عميد كلية التربية للعلوم الصرفة عقد قسم الحاسوب ندوته الموسومة ( الارشفة الالكترونية ) على قاعة الدكتور منذر الجنابي تدريسي وطلبة الكلية . والتي تهدف تعريف الطلبة بنظام الارشفة الالكترونية وفوائده والغرض من استخدام الارشفة الالكترونية في الجامعات والدوائر الاخرى.

تضمنت الندوة شرح المقصود بالأرشفة الالكترونية التي هي عبارة عن برنامج ادارة الوثائق , فالأرشفة كمفهوم عام تعتمد على حفظ وتصنيف الاوراق بطريقة يسهل الرجوع لها وترتيبها داخل ملفات ومجلدات مع تسميتها او تعليمها بالوان مختلفة تختلف بطبيعة هذه الاوراق, وبدخول علم الحاسوب اصبحت العملية اكثر سهولة وتوفر المزيد من المرونة والامكانيات وسهولة في الرجوع والفهرسة والوصول وبالتأكيد تقليل التكاليف على المدى القصير والطويل وتقليل الاوراق وتكلفة الحفاظ عليها وخزنها. وبرنامج ادارة الوثائق يعود الى بداية الثمانينات والتي كانت عبارة عن تصوير الوثائق الورقية لتحويلها الى هيئة الكترونية بصفة صورة ومن ثم فهرستها وتصنيفها لسهولة الرجوع اليها ومن هنا فان المفهوم الاساسي للأرشفة الالكترونية هو تحويل كل ما هو على شكل ورقي ملموس الى ملفات الكترونية وحفظها وتسمى هذه المرحلة بأرشفة الوثائق وذلك بتخزينها وحفظها بشكل الكتروني مع وضع ما يسمى بفهرسة او تعريف كوسوم تعريفية لهذه الوثائق.

ثم بينت الندوة ان ليس الهدف من الارشفة الالكترونية هو حفظ الوثائق الكترونيا فحسب وانما يمكن التعامل مع هذه الوثائق لزيادة الفعالية كتحريكها ما بين الموظفين والادارات او ربطها بالمزيد من الوصوفات لتكون كسجل تعريف لكل معاملة او وثيقة او ورقة مدخلة في النظام يمكن التعامل معها على اساس وحدة مستقلة ففي الصادر والوارد مثلا يتم فصل تلك المعاملات الواردة عن تلك الصادرة مع اثرائها بالمزيد من الوصوفات والسجلات لمعرفة حالتها او الاجراءات المتخذة عليها او الحالات التي يمكن ان يرجع لها او ربط الصادر منها بما يتعلق بالوارد او بالعكس.

وفي ختام الندوة تم التأكيد على دور الارشفة الالكترونية واهميتها في العمل الوظيفي العام والخاص من حيث الدقة في العمل والسرعة في الاداء والسهولة في الرجوع الى الوثائق والتوصية بأن ينتهي العمل بنظام الاوراق لكي يبدأ العمل بالملفات والمراسلات الالكترونية .